Первое, что необходимо сделать в процессе подготовки к мероприятию – подобрать дату проведения. Очень часто ивентеры не уделяют этому моменту необходимого внимание несмотря на то, что он может стать залогом успеха или провала. Организация конференций в Киеве на определенный день не может быть случайной. Очень важно провести исследования, продумать тактику. В этом помогут надо рекомендации.
Перечень чего не надо выбирать
В первую очередь советуем исключить не совсем подходящие даты, например:
1. День, когда конкуренты организовывают свою конференцию, семинар. Лучше быть уникальным с превосходными результатами, чем надеяться на большее, а получить меньшее;
2. Официальные торжества. Единственным исключением может стать идентичная тематика ивента, но все равно правильнее будет провести его накануне при небольшой численности участников;
3. Мероприятия общественного и политического характера. Выборы, референдум станут поводом проигнорировать любое менее значимое событие;
4. Понедельник. В большинстве случаев в это время люди предпочитают остаться дома или на работе, чем отправляться куда-либо. Считайте его «пятницей тринадцатого» при составлении своих планов;
6. Сезон каникул, отпусков. Лето, зимние праздники – это не удачный выбор. Большинство людей покидают черту города, отправляясь на заслуженный отдых. Сложно представить, что может быть лучше отпуска. Конференц-залы в Киеве в этот период, скорее всего, будут полупустыми. Потому не поленитесь и проведите изучение таких факторов.
Обратите внимание
Наиболее удачными станут такие варианты:
1. Международный праздник, который соответствует Вашей тематике. Вы сможете привлечь авторитетных докладчиков, общественных деятелей и официальных лиц к обсуждению вопроса. Это позволит получить пользу и привлечь общественность по максимуму;
2. Юбилей или историческое событие, относящееся к сфере деятельности;
3. Среда, четверг и пятница, если планируются деловые и образовательные ивенты. B2C и развлекательного характера идеально назначать на выходные (субботу и воскресенье).
Чаще всего соблюсти все критерии не получится. Существуют такие мероприятия, которые нуждаются в соблюдении других факторах. В любом случае сложно собрать универсальные правила по выбору даты проведения события. Мы рекомендуем сделать SWOT-анализ, на основании которого подобрать оптимальный период для организации важной конференции, тренингов, бизнес-ивентов.